验厂工作要点分析

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验厂工作要点分析 培训讲师赵保华 培训时间2004年5月 1 一、概 述 采购是指从供应商处获得生产产品或提供 服务所需的物料、零件及补给,采购对现代企 业的经营运作相当重要。采购不仅是关系着企 业产品的质量,而且对企业经营的成本也起决 定作用,在制造企业中,产品成本的60是物料 采购成本,而在零售和批发企业中甚至可能高 达90。 2 采购人员是企业采购部门的基层管理人员 ,是企业各项采购工作的执行者,其工作目标 就是要为企业力求与供应商建立良好的合作伙 伴关系。 3 采购人员必须要做好的工作有 ô 编制采购计划 ô 调查、评审、选择、监控与开发供应商 ô 选用适当的方法进行采购作业 ô 控制采购物料的品质 ô 控制采购成本 ô 验收采购物料 ô 采购进度的管理与跟进 ô 采购合同的谈判、签订与管理 ô 采购违约的认定与处理等4 随着市场竞争的加剧和企业成本意识的加 强,企业的采购工作越来越被经营管理者所重 视,甚至把采购管理作为降低企业成本的中心 环节,有的企业已经把采购管理提升到战略的 高度上,并将采购作业放在整个产业链、供应 链中去考虑。因而采购人员的工作并不仅仅是 从事简单的购买活动,而是更多的从事成本控 制、信息收集以及参与到产品的开发、设计与 企业的经济效益中来。 5 作为一名合格的采购人员 g 必须是一名信息员,一名谈判者,一名生意人和一名 后勤供应专家 g 必须有较高的分析能力、预测能力、表达能力 g 必须积累一定的工作经验,拥有一定的关系网络 g 必须掌握相关的知识和业务能力,特别是物料知识与 现代生产运作知识 g 更为重要的是采购人员必须有良好的职业道德,做到廉 洁自律,爱岗就业与勤勉守法 只有这样,采购人员才能较好地完成企业采购任务,真正 做到适价、适时、适质、适量以及适地进行采购,为实现企业 目标,不断提升企业的综合竞争力做出贡献。 6 二、供应商的选择与开发 采购人员要做好采购工作,必须选择和开发合适的供应商。 一个合适的供应商能提供 v 合适的质量 v 足够的数量 v 合理的价格 v 准时的交货以及良好的售后服务 供应商的选择与开发的关键 是要做好调查,评估与监控工作,并且以与供应 商建立合作伙伴关系为最终目标。 7 供应商的调查是供应商选择与开发的第一步。采 购人员对供应商了解越多,就是越有利于供应商的选 择与开发,从而也就越有利于采购工作的顺利进行。 对供应商的调查可以采取发放问卷、面谈、要求 供应商提供相关资料,对供应商工厂进行实地考察等 方式,在实际操作中,往往把这些方法结合起来使用 。 今天要跟大家谈的就是对供应商工厂进行实地考 察的方法,也就是验厂验厂工作要点分析。 在什么情况下要进行验厂验厂的目的 附验厂流程制度 验厂通知书 供应商评审调查表1 调查表2 调查表3 8 三、验厂流程制度 (一)、目的 (二)、适用范围 (三)、工作职责 (四)、供应商评审工作准备事项 (五)、评审流程 (六)、供应商评审的管理 (七)、验厂规定 9 评审流程 1、成立评审小组 供应商的评审,第一步应该是成立评审小组,对合格 供应商的各项资格或各项条件进行评审,小组的成员包 括采购部门、研发部门、工程部门、生产部门、品管部 门、财务部门、设备部门等。必要时还可以成立供应商 评审委员会,其结构见下表(附表格) 10 供应商评审委员会 职称担任者所负职责 主任委员资材部总经理负责督导本委员会作业全盘事项 召集委员采购部经理负责召集本委员会作业主导工作 委员研发部经理负责主导评审供应商有关研发技术相关事项工作 委员工程部经理负责主导评审供应商有关设计技术相关事项工作 委员品管部经理负责主导评审供应商有关产品质量相关事项工作 委员生产部经理负责主导评审供应商有关生产技术相关事项工作 委员设备部经理负责主导评审供应商有关设备情况相关事项工作 委员财务部经理负责主导评审供应商有关财务状况相磁事项工作 11 2、决定评审项目 由于供应商之间的条件,可能互有雷同,因此,必 须有客观的评分项目,作为选拔合格供应商的依据。评 审项目通常包括 ⑴、一般经营状况 ² 企业成立的历史 ² 负责人的资历 ² 登记资本额 ² 员工人数 ² 主要客户 ² 财务状况 ² 营业执照 12 (2)、供应能力 ² 生产设备是否新颖 ² 生产能力是否充分利用 ² 厂房空间是否足够 ² 工厂地点是否邻近 (3)、技术能力 ² 技术是否自行开发或依赖外界 ² 有无国际知名机构技术合作 ² 现有产品或试制样品的技术评估 ² 技术人员人数及教育程度 13 (4)、管理制度的绩效 ² 生产作业是否顺畅合理,产出效率如何 ² 物料管制是否电脑化,生产计划是否经常改变 ² 采购制度是否能确实掌握物料来源及进度 ² 会计制度是否对成本计算提供良好的基础 (5)、品管能力 ² 品质制度的推行是否落实、可靠 ² 有无品质管制手册 ² 是否制订品质保证的作业方案 ² 是否取得认证 14 3、设计评审项目的权数 针对每个评审项目,权衡彼此的重要性,分别给予 不同的权数,不过,无论评审项目多少,各项目权数的 总和必定是1(100)。 然而每个评审项目的权数,在评审小组各组员之间 ,仍必须按其专业程度加以分配。 评审小组决定了供应商评审的评审项目及权数后, 可将供应商调查问卷,送交相关供应商填写,然后进行 访谈或实地调查,并定期召集评选会议,按照供应商资 格评分表进行评定。 15 4、合格供应商的分类分级 合格供应商是按各供应的物料予以归类,分级是将各 类合格供应商按其能力划分等级,分类的目的是避免供应 商包办各种采购物料,预防外行人做内行事,分级的目的 是防止供应商大小通吃,便于配合采购的需求,选择适当 的供应商。 通常,采购人员最不欢迎“什么都能做,多少都能做 ”的供应商,因为他们通常并非专业供应商,只是到处承 揽业务的“掮客”,对物料的性质或施工技术并不十分熟 悉,且多在拿到订单后,才寻找资源,一旦交货有问题或 品质出错,经常缺乏能力解决,且极力逃避责任。换言之 ,在高度分工专业化的时代,每一个供应商有其“定位” ------最专精的产品或服务,因此供应商的分类及分级, 可以避免“鱼目混珠”,达到寻求最适当供应源的目的。 16 供应商评审的管理 对供应商进行正确的评审及管理,以保证供应商提供的物料满 足公司规定的要求,公司要对供应商评估、选择进行管理。 对供应商评审管理的实施执行由供应商评审委员会负责,定期 对供应商进行复核、评审,更新合格供应商名录 1、作业流程 合格 合格 供应商基本资料调查表 初次评审 登录合格供应商名单 定期评估 继续合作 禁止合作 整改、有条件合作 不合格 17 2、作业原则 A、原材料采购,产品外协加工,设备采购等采购作业都 需先对供应商进行评估,选择、确定认可合格的供应商, 原则上只有经过供应商评审委员会认可的合格供应商,采 购人员才能向其进行采购作业。 B、若生产急需,可以经资材总经理或采购总部经理同意 后,对样品、价格、付款方式等已被认可的供应商进行采 购,供应商评审在适当时补做。 18 B、评审委员会运作 委员会的日常运作由采购经理或品管经理负责 按需要对新供应商进行评估、选择、认可; 每半年一次对已评审供应商进行复核; 视供应商的表现,随时进行评审; 委员会对供应商评估、认可或复核,评审方式可以是 召集委员会开会讨论; 以文件、资料传递,由成员根据资料进行。 A、评审委员会的组成资材部总经理、采购经理、 研发经理、工程经理、品管经理、生产经理(厂长)、 设备经理、财务经理等。 3、供应商评审委员会作业 19 4、供应商评估、认可程序 A、由采购总部或评审委员会或授权人负责收集新供应商 资料 资料收集方式可以是查询、实地考察等。 以供应商评审表作为供应商评估、认可审核的基本 资料。 B、由IQC负责提供供应商的表现报告 报告重点以往所提供的物料的品质状况、交期、配合 度、服务态度等,并尽可能以具体化数据体现。 C、供应商评审委员会依据收集的资料及供应商评审表 等对供应商进行评估、审核。原则上以过半数评估意见 为最终结论,但资材总经理具有最终否决及批准权。 20 通过 由评审委员会将供应商列入合格供应商名单, 并建档及发放采购、仓库、品管、财务等相关部门; 合格供应商名单 序号供应商名称供应商编号评审表编 号 认可供应商产品 名称/种类 备注 不通过 供应商除非作出相应改善并再次评估审核,否 则不能采用; 待决定 资料不足,证据有疑问,改善观察中,委员 会意见争执无法形成结论,必要时,待决定可由资材部 总经理作最终裁决; 21 D、供应商价格竞争力,付款条件方式等由资材总经理 或其授权人亲自评估、审核 E、供应商持续表现监督 由仓库IQC具体负责供应商日常持续表现,考核评分, 并体现于供应商表现考核评分表上,由仓库每月或 每季度向评审委员会负责人呈报,必要时由品管部向供 应商发出异常报告,要求改善并追踪改善结果 22 供应商表现考核评分表 供应商供应商编号 物料名称 序号供应商交货表现供应商交货质量表现 1计划交 货日期 实际交 货日期 扣分□合格接收 □让步接收 □拒收退货 2□合格接收 □让步接收 □拒收退货 3□合格接收 □让步接收 □拒收退货 4□合格接收 □让步接收 □拒收退货 5□合格接收 □让步接收 □拒收退货 6□合格接收 □让步接收 □拒收退货 合计累计扣分 分 累计合格接收批次 合计交货批次 交货期表现分数100-累计扣分100 - 分 交货质量表现分数一次检验合格率200-100 综合表现分数交货期表现分数40交货质量表现分数60 制表/日期审核/日期 一次检验合格率=100 23 供应商表现考核评分,每月份或每季度视供应商交货频 次而区别对供应商的交货期表现及交货质量表现进行 统计,考核评分并做综合考核评分,具体方法如下 ①交货期表现考核评分交货期情况扣分标准总分数月或季 交货期延迟3天以 内 每延迟一天扣1分 100 交货期延迟5天以 内 每延迟一天扣2分 交货期延迟5天以 上 每延迟一天扣3分 交货期表现分数100-累计扣分 ②交货质量表现考核评分 交货质量表现分为数一次检验合格率200)-100 ③综合表现考核评分 综合表现分数交货期表现分数40交货质量表现分数60 24 供应商表现考核评审 ①评审委员会依据仓库呈报供应商考核评分表进行 供应商日常评审及每半年一次复核、评审 ②评审委员会依据供应商综合表现分数可按下表决定供 应商的级别及采取相应措施 综合分数评价级别措施 >95优秀 A 可靠的供应商往来,建立长期伙伴关系,必 要时可在价格付款等方面采取优惠政策 8595优良 7584良好B督导改善,限量采购 6574及格C督导改善,改善前仅紧急采购时采用,必 须选择 后备供应商 <65差D取消供应商资格,选择新的供应商 25 ③考核评审结果 对定为A、B、C级的供应商继续采用,保留合格供 应商资格; 对定为B、C级供应商、采购经理及品管经理共同负 责对其提出改善要求,并督导及追踪、检查; 对D级供应商,取消合格供应商资格,由评审委员 会负责将其从合格供应商名单中删除; 对多次要求改善而没有回复,没有行动的供应商, 评审委员会可考虑取消其合格供应商资格。 26 THANK YOU 27
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